مدیریت اسناد پژوهشی
۱- معرفی سیستم
سیستم جامع مدیریت اسناد پژوهشی، نرم افزار قدرتمند و پرکاربردی است که در هر سازمان و موسسه ای که فعالیت های پژوهشی داشته باشد، کاربرد دارد. بر اساس این سیستم، تمام اسناد پژوهشی (اعم از مقاله، پایان نامه، گزارش فنی و …) در قالب نسخه های الکترونیکی در اختیار سیستم قرار داده می-شود. سیستم بر اساس یک استاندارد مدون، عمل نمایه سازی مبتنی بر اسناد موجود در پایگاه اطلاعاتی را انجام می دهد. پس از انجام این فاز، سیستم سرویس های متنوعی در اختیار کاربران قرار می دهد. سرویس های عرضه شده به کاربران متنوع بوده و در قالب چند کارگروه دسته بندی می شود. کارگروه های سیستم بر اساس اصول سلسله مراتبی مدون که در اختیار سیستن قرار دارد، به ازای هر کارگروه مجموعه ای از امکانات را تدارک دیده است. در ادامه به توضیح توانمندی های سیستم پرداخته شده است.
۲- امکانات سیستم جامع مدیریت اسناد پژوهشی
در این بخش قابلیت های سیستم نرم افزاری پیشنهادی توضیح داده شده است.
۲-۱- ورود اطلاعات
ورود اطلاعات اولین بخش از سیستم است که در ابتدای مراحل عملیاتی شدن بیشتر جلوه کرده و با کاربر اعامل برقرار می کند. در این بخش اطلاعات مربوط به اسناد از قبیل عنوان، نام مولف (یا مولفین)، چکیده، کلمان کلیدی، نوع سند (اغم از مقاله، پایان نامه و …)، توضیحات، نسخه الکترونیکی اسناد (فایل) و … وارد سیستم می شود. لازم بذکر است که در صورت بروز هر گونه خطای احتمالی در برنامه، امکان ویرایش و تصحیح اطلاعات میسر میسر خئاهد بود.
۲-۲- جستجوی ساده
در این بخش جستجو بر اساس مولفه های اطلاعات اسناد فراهم شده است. براین اساس کاربر می-تواند اطلاعات موجود در بخش هایی از قبیل عنوان، چکیده و … را بر اساس گزاره منطقی AND جیتجو نماید. در صورتی که جستجو بیش از یک نتیجه در پی داشته باشد، امکان مشاهده جزئیات به ازای تمام تنایج به دست ۀمده فراهم خواهد بود.
۲-۳- جستجوی پیشرفته
مهمترین نکته ای که در این خصوص باید مورد توجه قرار گیرد آن است که جستجوی ساده بر روی اطلاعات، مبتنی بر قاعده “و” (AND) می باشد. به عنوان مثال کاربر می تواند درخواست جیتجویی به صورت زیر صادر نماید: مقالاتی که در عنوان آن کلمه “ژنتیک” و در کلمات کلیده واژه “بهینه سازی” باشد. در نتیجه این جستجو، مقالاتی که هر دو شرط را با هم ارضا کنند، به عنوان نتیجه نمایش داده خواهد شد.
برای ارتقاء قابلیت های سیستم جاری و ارائه امکان جستجوی پیشرفته، موتور نرم افزاری جدیدی در سیستم تعبیه شده است که امکان انجام جستجوهای بسیار پیشرفته را نیز فراهم می سازد. در این بخش کاربر قادر خواهد بود گستره وسیعی از انواع دستورات جستجو را صادر نماید. بدیهی است که وجود این موتور نرم افزاری پیشرفته سبب جلب رضایت بیشتر کاربران خواهد شد. در جستجوی پیشرفته، کاربران امکان تنظیم انواع جستجوهای ترکیبی مبتنی بر گزاره هایی همچون Or و XOR را خواهد داشت.
۲-۴- جستجوی مبتنی بر محتوا
علاوه بر جستجو بر مبتنی بر مشخصات اسناد، قابلیت منحصر بفردی در سیستم وجود دارد که کاربر واژه ای را به عنوان کلیدواژه جستجو وارد سازد، تمام مقالاتی که حاوی کلیدواژه مورد نظر باشد، به کاربر پیشنهاد شود. اگر کاربر نیاز داشته باشد که کل محتوای فایل را مشاهده کند، فایل سند مربوطه نمایش داده شده و کلیدواژه مورد جستجو با رنگ و اندازه متفاوت نمایش داده خواهد شد. این قابلیت سبب می-گردد تا کاربر موقعیت کلمات مورد جستجو را مشاهده نماید.
۲-۵- پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات پیشرفته
بانک اطلاعاتی پایه و اساس نرم افزاری است که برای مدیریت اطلاعات و مقالات مربوط به نشریات عرضه شده است. باتوجه به اینکه وقوع اتفاقات پیش بینی نشده در سیستم و بروز خرابی های احتمالی از جمله ریسک های کلیدی سیستم های نرم افزاری است که باید به نحو مقتضی کنترل شود، گرفتن نسخه-های پشتیبان از محتوای بانک اطلاعاتی بسیار ضروری است. بانک اطلاعاتی نرم افزار در قالب SQL server 2005 طراحی شده است، امکان گرفتن نسخه پشتیبان یک پارچه توسط شرکت Microsoft فراهم شده و مدیر سیستم به راحتی می تواند کل اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی را در قالب فایل پشتیبان ذخیره سازد.
مشکل اساسی که در این سیستم ممکن است رخ دهد، افزایش حجم فایل پشتیبان با گذشت زمان است. با توجه به اینکه فایل مقالات نیز در بانک اطلاعاتی ذخیره می شود، افزایش حجم اطلاعات با آهنگ قال توجهی رخ خواهد داد. بدیهی است که افزایش حجم فایل سبب خواهد شد تا در یک زمان قابل پیش بینی، فایل پشتیبان در قالب رسانه های ذحیره سازی متداول (از قبیل CD,DVD) گنجانده نشود.
برای حل این مشکل و آینده نگری در خصوص این مشکل، موتور نرم افزاری پیشرفته ای در سیستم تعبیه شده است که برای تهیه نسخه پشتیبان سفارشی مورد استفاده قرار گیرد. در این بخش کاربر می-تواند قسمت های مورد نیاز خود را برای تهیه پشتیبان مشخص نماید. همچنین، در صورت بروز خرابی در سیستم، اطلاعات قابلیت بازیابی مجدد خواهد داشت.
سیستم پیشنهادی به صورت کاملا اتوماتیک (بدون نیاز به برنامه هایی همچون Nero) پشتیبان را بر روی رسانه مورد نظر ذخیره خواهد کرد. اطلاعات با کدگذاری منحصر به فردی ذخیره خواهد شد که در صورت بروز هر مشکلی، اطلاعات به سادگی در دسترس نخواهد بود.
۲-۶- مدیریت منابع
در سیستم قابلیت هایی در نظر گرفته شده است که منابع و مراجع مورد استفاده در اسناد پژوهشی را نیز مدیریت می کند. بر اساس این ویژگی، کابر می تواند بر روی مراجع یک سند پیمایش نماید.
۲-۷- ثبت تغییرات (سابقه کاری)
باتوجه به اینکه کاربران این سیستم نرم افزاری ممکن است با گذشت زمان تغییر کند، بروز خراب کاری های عمدی/غیر عمدی، خطر قابل توجهی است که امنیت و عملکرد صحیح یک سیستم را با مشکلاتی مواجه می سازد. به عنوان مثال، ممکن است کاربری با هدف ایجاد مشکل در روند کاری سیستم، مقالات مربوط به یک زیر بخش را حذف کرده یا تغییراتی اساسی در آن ها ایجاد کند. با توجه به اینکه این قبیل دستکاری ها آگاهانه صورت می پذیرد، شناسایی و جلوگیری از آنها در حین فهالیت سیستم غیر ممکن است. نسخه ها پشتیبانی که از سیستم گرفته می شود نیز ممکن است بر اساس اطلاعات دست-کاری شده انجام شده و امکان برگرداندن سیستم به حالت قبلی را از بین ببرد.
برای برخورد با این مشکل، از یک موتور نرم افزاری نیمه هوشمند برای ثبت تاریخچه تغییرات استفاده شده است. این سیستم مدیران شبکه و کاربران سطح بالای برنامه را برای یافتن عامل ایجاد کننده مشکل یاری خواهند کرد. به بیانی دیگر، موتور نرم افزاری پیشرفته یک سیستم امنیتی برای کنترل عملکرد کاربران سیستم خواهد بود. پرواضح است که است که این مولفه، مزایای متعدد دیگری را نیز دارا می باشد.
۲-۸- سیستم گزارش گیری
استخراج گزارش از عملکرد مجموعه کاری، نیازی است که مدیران باتجربه را در شناسایی وضعیت جاری سیستم و کسب اطلاعات از نحوه عملکرد اعضای مجموعه یاری می کند. استخراج گزارش در یک مجموعه کاری، روندی است که در اکثر سیستم ها به صورت دستی (سنتی) انجام می شود. بدیهی است که برای انجام این کار، صرف وقت و انرژی فراوانی مورد نیاز است. همچنین بروز خطاهای انسانی، مشکل مهم دیگری است که ممکن است گزارش گیری از عملکرد مجموعه را با مشکل مواجه سازد.
برای ارتقاء سیستم نرم افزاری و همچنین افزایش توانمندی های سیستم در جمع آوری اطلاعات برای تصمیم گیری در سطح مدیران، از یک موتور نرم افزاری الحاقی گزارش گیری استفاده شده است. در سیستم پیشنهادی، مدیران مجموعه قادر خواهند بود تا گزارش های مورد نیاز خود را از عملکرد بخش های مختلف استخراج نمایند. سیستم کاملا اتوماتیک بوده و در کمترین زمان ممکن گزارش مورد نظر را نمایش می-دهد. گزارش های نمایش داده شده امکان چاپ شدن در حالات مختلف را برای آنالیز بهتر سیستم خواهند داشت. رسم نمودار های متعدد از عملکرد سیستم نیز در این بخش امکان پذیر می باشد.
۲-۹- ارائه مجموعه چکیده
در این قسمت کاربران سیستم می توانند درخواست استخراج مجموعه چکیده از سیستم را داشته باشند. بر اساس این .یژگی، سیستم به صورت اتوماتیک، اسنادی که کاربر مشخص کرده است را در قالب مجموعه ای مشابه کتابچه خلاصه مقالاتی که در کنفرانس های علمی عرضه می شود، تولید می نماید. بدیهی است که این ویژگی قابلیت منحصر بفردی است که می تواند بسیار کاربرد داشته باشد. لازم بذکر است که انتخاب اطلاعاتی از اسناد که باید در مجموعه چکیده لحاظ شود، کاملا اختیاری است. خروجی این موتور نرم افزاری در قالب فایل Word خواهد بود.
۲-۱۰- ارائه مجموعه الکترونیکی اسناد (مجموعه مقالات)
علاوه بر ارائه مجموعه خلاصه مقالات، از یک مولفه مجزا برای استخراج مجموعه ای از اسناد الکترونیکی استفاده شده است. در این قسمت، کاربر اسنادی انتخاب کرده و سیستم مجموعه ای از نسخه-های الکترونیکی اسنداد انتخاب شده را در اختیار کاربر قرار می دهد. خروجی این بخش می تواند مستقیما بر روی رسانه های ذخیره سازی استاندارد (از قبیل CD یا DVD) قرار داده شود. خروجی این سیستم مشابه مجموعه مقالاتی است که در حاشیه کنفرانس های علمی در اختیار شرکت کنندگان قرار داده می-شود.
۲-۱۱- تهیه نسخه HTML/ از اسناد
در این قسمت، کاربر اسنادی را انتخاب کرده و سیستم نسخه HTML این اسناد را تولید کرده و در اختیار کاربر قرار می دهد. بدیهی است که نسخه HTML اسناد پژوهشی می تواند کاربردهای متعددی (از قبیل بارگذاری بر روی وب) داشته باشد. خروجی این بخش نیز می تواند به صورت اتوماتیک بر روی رسانه-های استاندارد (CD و DVD) ذخیره شود.
۲-۱۲- تهیه گزارشات مبتنی بر فایل EXCEL
در این بخش، کاربر اسنادی را مشخص کرده و سیستم اطلاعات دلخواهی از این اسناد را در قالب یک فایل EXEL عرضه می نماید. این بخش می تواند انعطاف پذیری بالایی را به سیستم داده و رضایت دسته وسیعی از کاربران را تامین سازد.
۲-۱۳- حسابرسی
در جشم انداز مجموعه کاری ممکن است مسئولین مجموعه بخواهند استفاده های مالی از محتوای علمی مستندات علمی را در دستور کار خود قرار دهند. در این بخش، کاربران عادی سیستم، برای دریافت اسناد پژوهشی مجموعه، ملزم به پرداخت هزینه هایی همچون حق عضویت یا هزینه به ازای هر سند خواهند بود. تعیین نوع پرداخت هزینه، شارژ حساب کاربری مشتریان، ثبت سند مالی، دریافت گزارش مالی و … امکاناتی است که در این بخش فراهم شده است. درصورتی که وب سایت مجموعه شرایط لازم را مهیا سازد، امکان شارژ حساب کاربری به صورت آنلاین و از طریق کارت های عضو شتاب میسر خواهد بود. رعایت اصول امنیتی از جمله مواردی است که در طراحی این بخش مورد توجه قرار خواهد گرفت.
۲-۱۴- نظرسنجی و رتبه بندی
در یک مجموعه علمی-پژوهشی، ممکن است مدیران مجموعه بخواهند برای برای ایجاد حس رقابل و تقویت روحیه تحقیق در بین محققین، برنامه هایی همچون مسابقه یا انتخاب مقاله برتر را در دستور کار مججموعه قرار دهند. در سیستم نظر سنجی، کاربرانی که از مستندات بهره مند می شوند، می توانند در یک نظر سنجی شرکت کرده و امتیازی به سند مورد نظر تخصیص دهند.
اطلاعات جمع آوری شده در بانک اطلاعاتی ذخیره شده و برای رتبه بندی نویسنده یا سند پژوهشی می تواند به کار گرفته شود. بر این اساس، مدیر شبکه یا کاربران سطح بالای سیستم می توانند در زمان مورد نظر مدیر مجموعه، اقدام به جمع آوری اتوماتیک اطلاعات و معرفی مقاله یا نویسنده برتر نمایند.
۲-۱۵- سطوح دسترسی پیشرفته بر روی مقالات
در سیستم، امکان طبقه بندی اطلاعات تدارک دیده شده است. بر این اساس، اطلاعاتی که به سیستم وارد می شود، طبقه بندی می شوند. کاربرانی که درخواست اطلاعات صادر می کنند، فقط به اسناد مجاز دسترسی خواهند داشت.
۲-۱۶- سطوح دسترسی پیشرفته بر روی عملیات
دسترسی به عملیات مورد دیگری است که ممکن است لازم باشد بین کاربران مختلف تفاوت هایی اِعمال گردد. در سیستم جاری، یک کاربر مدیر (admin) و تعداد نامحدودی کاربر عادی قابل تعریف است. کابر مدیر می تواند کاربر جدید تعریف کرده، مشخصات و رمز عبور کاربری را تغییر داده و یا کاربری را حزف کند. به بیانی دیگر، در این سیستم، سطوح امنیتی کاربران تا عمق دو پیش بینی شده است.
گسترش فعالیت های مجموعه ممکن است سبب گردد تا سطوح دسترسی بیشری لازم شود. بدیهی است که پس از عملیاتی شدن سیستم و ورود اطلاعات، اِعمال این تغییر ممکن است تغییراتی اساسی در بانک اطلاعاتی و منطق برنامه را سبب شود. این امر سبب خواهد شد تا زمان و هزینه لازم برای انجام این کار بیشتر از حد معقول و متعارف باشد. برای جلوگیری از بروز این مشکل می توان سلسله مراتب امنیتی بر روی سطوح دسترسی به عملیات را در ابتدای کار و قبل از عملیاتی شدن سیستم اضافه کرد.
در سیستم پیشنهادی، سطوح دسترسی و سطوح امنیتی قابل تغییر بوده و بر حسب نیاز می توان برای هر کاربری موارد مورد نظر را در جزئی ترین مسائل نیز کنترل نمود. به عنوان مثال می توان کاربری را تعریف کرد که فقط اجازه ورود اطلاعات به نشریه “الف” را داشته و حتی اجازه تغییر اطلاعات را نیز نداشته باشد. در مقابل کاربر دیگری اجازه ورود اطلاعات به نشریه های “ب” و “ج” را داشته و بر روی اطلاعات نشریه “ب” اجازه ویرایش نیز داشته باشد.
۳- قابلیت های سیستم نرم افزاری
علاوه بر امکاناتی که در سیستم پیشنهادی تعبیه شده است، نرم افزار از قابلیت های منحصربفردی برخوردار است که در ادامه به توضیح برخی از این قابلیت ها پرداخته شده است.
۳-۱- تحت شبکه بودن
سیستم قابلیت اجرا تحت شبکه را داشته و می تواند در هر لحظه به تعداد قابل توجهی از کاربران سرویس دهد.
۳-۲- توزیع شدگی
در صورتی که بار عملیاتب سرور بالا باشد، سیستم را می توان به صورت توزیع شده مورد استفاده قرار داد. برای این منظور، از چندین سرور به صورت هم زمان برای ارائه خدمات استفاده می شود. بدیهی است که این حالت از سیستم از دید کابران نهایی مخفی خواهد بود.
۳-۳- استفاده همزمان زمان از نسخه های متعدد سیستم
اگر سازمان یا موسسه از واحدهای پژوهشی مستقل و مجزائی تشکیل یافته باشد، می توان نسخه های متعددی از سیستم را به طور همزمان مورد استفاده قرار داد. سیستم های مذکور بدون تداخل، وظایف محوله را انجام خواهند داد.
